pdf Rechnungen sind den Papierrechnungen gleichgestellt

Immer wieder ist die Praxis mit der Frage konfrontiert, ob pdf Rechnungen zum Vorsteuerabzug zugelassen sind. Die Unternehmen haben die Frage für sich unterschiedlich beantwortet. Während die einen ihre internen Prozesse anpassten, ja gar die pdf Rechnungen ausdruckten und mit Eingangsstempeln versahen, lehnten die anderen pdf Rechnungen generell ab und forderten den Lieferanten auf, eine Papierrechnung zu erstellen. Wir konnten die Frage unseren Kunden bisher nicht generell mit ja beantworten, obwohl uns in der Praxis keine Fälle bekannt sind, in denen die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) den Vorsteuerabzug aufgrund nur einer pdf Rechnung verweigert hat.

Art. 70 MWSTG zur Buchführung und Aufbewahrung sowie Art. 81 Abs. 3 MWSTG zum Grundsatz der freien Beweiswürdigung stehen in einem Spannungsverhältnis zueinander. Damit kommt auch Art. 122 MWSTV ins Spiel, der elektronischen Daten und Informationen die gleiche Beweiskraft zuerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Nachweis des Ursprungs
• Nachweis der Integrität
• Nichtabstreitbarkeit des Versands

Dies hat zur Konsequenz, dass die Daten unveränderbar sein müssen (Alternativ: Aufzeichnungspflicht bei Veränderung von Daten). Zudem muss zu jeder Zeit die Herkunft der elektronischen Rechnung klar sein (Woher kommt die Rechnung? Wer ist der Leistungserbringer?). Am einfachsten ist dies durch «fortgeschrittene elektronische Signatur» mit Zertifikat eines zertifizierten Anbieters nachzuweisen.

Mit dem Grundsatz der freien Beweiswürdigung lässt sich nicht jede Auslegungsfrage zur Buchführung und Aufbewahrung lösen.

Aber nun ist auch bei der ESTV Bewegung in die Frage gekommen und pdf Rechnungen werden den Papierrechnungen gleichgestellt, wenn ein detaillierter Prozessbeschrieb vorliegt, der die internen Prozesse und Kontrollen umschreibt, um die Integrität und Authentizität der elektronischen Eingangsrechnungen zu garantieren.

Daraus lässt sich folgendes ableiten:

Weisen die Eingangsrechnungen „fortschrittliche digitale Signaturen“ auf, so besteht bei Revisionen durch die ESTV kein Risiko. Ohne solche Signaturen ist das Vorgehen zur Prüfung von Integrität und Authentizität der elektronischen Dokumente in einem detaillierten Prozessbeschrieb festzuhalten.